Taller V: Uso y manejo del correo electrónico

 

Definición

El Correo Electrónico es un servicio mediante el cual puedes enviar mensajes de una computadora a otra(s).  Es posible enviar o recibir mensajes relacionados con asuntos laborales; incluso adjuntar archivos al contenido del correo aquellos documentos electrónicos que se consideren importantes o necesarios.

Usos del Correo Electrónico


El Correo Electrónico lo puedes utilizar en los siguientes casos:

a) Para reducir considerablemente los tiempos de respuesta entre los usuarios al momento de enviar y recibir información; eficientando con ello las tareas cotidianas de tu área dentro de la Institución.

b) Como medio eficiente de comunicación entre las diversas áreas y unidades administrativas, tanto de Oficinas Centrales como de la Estructura Territorial.

c) Para evitar el uso innecesario de papel; recuerda que todas las áreas de Oficinas Centrales y Estructura Territorial cuentan al menos con una cuenta de correo electrónico, las cuales las puedes consultar en la Página Web Institucional en el apartado Directorio.

Otras  consideraciones

Es importante tomar en cuenta, con base a las Políticas y Lineamientos para el uso del servicio de Internet y Correo Electrónico, que:

Los servicios de Internet y de Correo Electrónico serán utilizados para fines Institucionales solamente.

Los servicios de Internet y de Correo Electrónico no deberán utilizarse para la inscripción a listas de correos,
así como para efectuar compras de servicios y/o artículos personales.

Nota Adicional
Recuerda que el material de éste y los demás talleres, lo puedes obtener de la Página de Internet Institucional, o bien, de la Intranet en las siguientes direcciones:

http://www.pa.gob.mx (para acceso a Internet)
http://intranet.pa.gob.mx http://intranet.pa.gob.mx (para acceso a Intranet)

en el apartado de Cultura Informática


PROCEDIMIENTO PARA INICIAR UNA SESIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO

Para ejecutar el  programa Outlook Express del Correo Electrónico, puedes hacerlo de las siguientes tres formas:

A) Da un doble click en el icono de acceso directo del programa que se encuentra en el escritorio.
B) O bien, da un click en el acceso que se encuentra en la barra de estado de Windows.
C) También puedes hacerlo pulsando el botón inicio de la barra de estado; inmediatamente se despliega la caja de menú en la cual deberás seleccionar Programas, Herramientas de Internet (de acuerdo a configuración), Outlook Express y, por último ejecutarlo.

para iniciar la sesión...

1. Una vez que el programa inicia, aparece la  caja de diálogo Iniciar Sesión, en la cual aparece por default el Nombre de Usuario.  Digita tu Contraseña; misma que fue proporcionada por la Dirección de Informática.

Una vez registrados los datos presiona el botón Aceptar.
2. Posteriormente aparece una ventana la cual indica la recepción de mensajes a tu cuenta de correo electrónico (siempre y cuando existan mensajes en el buzón); este procedimiento se realiza de forma automática; por lo que únicamente debes observar la cantidad de mensajes que han llegado a tu cuenta correo.
3. Posteriormente se despliega el Entorno de Trabajo del Correo Electrónico; en la parte superior se encuentran los íconos y la barra de herramientas; del lado izquierdo las diferentes bandejas que lo conforman, en la parte inferior izquierda la lista de contactos y, a la derecha, la ventana que indica los remitentes de los correos recibidos así como una ventana, en la parte inferior derecha que muestra parte del mensaje recibido.
4. Si deseas leer algún Correo, posiciona el puntero del mouse en el E-mail y da doble click en éste, aparecerá el cuerpo del mensaje que te han enviado.
5. Es importante que conozcas el funcionamiento de las diferentes bandejas que conforman tu Correo Electrónico, tal como aparece en el siguiente cuadro:
Bandeja Descripción

Almacena los mensajes nuevos que han llegado a tu cuenta de correo.
Almacena momentaneamente los mensajes que serán enviados a las cuentas de correo especificadas.
Genera y guarda una copia de los mensajes que envías a otros usuarios desde tu correo electrónico.
Recopila los mensajes que han sido borrados desde la bandeja de entrada o elementos enviados, para posteriormente confirmar su eliminación, previa confirmación por parte del usuario.
Almancena un correo electrónico; el cual ha sido cancelado por un usuario para su envio al momento de ser creado, conservando todas sus propiedades.

No tengo acceso a una sesión de Correo Electrónico

En ocasiones al momento de ejecutar el icono del Outlook Express, la sesión de correo electrónico no inicia; si esto ocurre verifica que:

  • El cable de red, que se encuentra en la parte posterior del CPU, se encuentre conectado correctamente a tu computadora.

  • La contraseña que ingresaste es correcta y escrita en letras minúsculas, o bien, el nombre de usuario corresponda al que te fue proporcionado por la Dirección de Informática.

  • Si verificaste los puntos anteriores y aún no te es posible accesar a tu cuenta de correo electrónico, comunícate al área de Telecomunicaciones (ext. 1292), quizás el servidor de correo se encuentre fuera de servicio durante ese momento.


PARTES QUE CONFORMAN UN MENSAJE Y UNA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO

Partes que conforman un mensaje
Es importante que antes de enviar un correo electrónico conozcas las partes que conforman un mensaje; para ello podrás apoyarte en el siguiente gráfico:

A) Para (To). Indispensable
Indica la dirección electrónica del usuario(s) a la que se desea enviar un mensaje, para agregar más de un usuario lo podrás hacer dando un enter

 

B) Copia (CC). Opcional
Si deseas que algún otro usuario(s) reciban copia del mensaje, deberás agreagar en este espacio su dirección de correo.
C) Copia Oculta (CCO). Opcional
Si deseas que un usuario reciba el mensaje y que nadie se entere, puedes anotar su cuenta de correo en este espacio
D) Asunto (Subject). Indispensable
Tema del mensaje, permite identificar un mensaje entre varios de una lista, en la que pueden existir varios del mismo remitente
E) Mensaje (Message). Indispensable
Espacio destinado para redactar la información a enviar a otra(s) computadora(s) y es independiente a los archivos que se adjuntan.

Partes de una dirección de Correo Electrónico
Es primordial que también conozcas la estructura de una cuenta de e-mail, la cual es única para cada persona y debe cumplir con ciertas características tales como:

5. Indica el país en el cual se encuentra la Empresa o Institución, o bien, el lugar donde radica la cuenta de correo; para fines del ejemplo "mx" significa México.
4. Señala la actividad de la Empresa o Institución; para el caso del ejemplo "gob" significa Gobierno.
1. Nombre con el cual se identifica el usuario al que se esta haciendo referencia. Preferentemente debe ser corto y fácil de recordar, no puede tener espacios en blanco entre palabras 2. Arroba @, signo que separa el nombre del usuarios de los datos del dominio a la cual pertecene la cuenta de correo.

3. Nombre de la Empresa o Institución a la cual pertenece la cuenta de correo del usuario.



ENVÍO DE UN CORREO ELECTRÓNICO A TRAVÉS DEL OUTLOOK EXPRESS

1. Ahora bien, para enviar un correo electrónico es muy sencillo, primero debes posicionarte en la barra de herramientas del  Outlook Express y posteriormente dar un click en el botón Correo Nuevo

2. Aparece una ventana en la que llenarás los datos correspondientes a las partes que conforman el mensaje, tal y como lo viste en la sección anterior; una vez que hayas terminado de redactarlo da un click en el botón de Enviar.

3. Si deseas enviar un archivo adjunto dentro del mensaje; lo único que debes hacer es dar click en el botón Adjuntar que se encuentra en la barra de herramientas, aparece una ventana en la que deberás ubicar el archivo y posteriormente dar click en el botón Adjuntar de dicha ventana.
4. Observa que en el mensaje a enviar, aparece el archivo que has adjuntado. Una vez realizada esta operación da click en el botón de Enviar, tal como lo hiciste en el inciso 2 de esta misma sección.

Nota: Si deseas adjuntar más de un archivo, debes repetir los pasos 3 y 4 de esta sección.

   

RECIBIR DE UN CORREO ELECTRÓNICO A TRAVÉS DEL OUTLOOK EXPRESS

1) Si tu Outlook Express se encuentra Minimizado y has recibido un correo electrónico, la barra de estado de Windows te muestra un gráfico que indica que tienes un correo electrónico nuevo.  Es importante que tomes en cuenta que este gráfico únicamente aparece cuando el Outlook esta ejecutándose.

2) Para observar el nuevo mensaje, lo único que debes hacer es Maximizar tu Outlook Express.

En tu bandeja de entrada aparecerá el número de correos que han sido recibidos y en el recuadro superior derecho mostrará tanto el nombre del remitente así como el título del Correo en negrillas.

3) Si deseas revisar tu bandeja de entrada, o recibir de forma manual tus mensajes, debes dar un click en el botón Enviar y Recibir; esta operación desplegará automáticamente el correo electrónico.

OTROS USOS DEL OUTLOOK EXPRESS

Recuerda que el Outlook Express te permite facilitar tus tareas cotidianas, mediante diversos usos que presenta el mismo software como lo pueden ser:
  • Creación de grupos; los cuales los puedes conformar con el registro de varias direcciones de Correo Electrónico para enviar un mensaje a varios usuarios.

  • Lista de contactos; en donde puedes registrar las direcciones de Correo de los usuarios a los cuales envias frecuentemente un mensaje, con la finalidad de eficientar el uso del software.
  • Respuestas en automático; las cuales te sirven para enviar un acuse al remitente con la finalidad de saber que el mensaje ha sido leido por el usuario.
  • Firmas electrónicas; que sirven para identificar al usuario remitente del mensaje, el cual puede personalizar dicha firma.

Estos puntos y más se aprenderán en el siguiente taller denominado “Uso y manejo del Correo Electrónico II”


Secretaría General • Dirección de Informática: di@pa.gob.mx